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关于大型国企办公室管理工作思路创新之我见

时间:2019-02-13 01:36 点击:
我国的大型国有企业是现行中国特色社会主义公有制经济的支柱,也是确保国有经济稳定有序发展的重要力量,同时更是中外经贸合作交流的核心主体之一。其在整体经济

  我国的大型国有企业是现行中国特色社会主义公有制经济的支柱,也是确保国有经济稳定有序发展的重要力量,同时更是中外经贸合作交流的核心主体之一。其在整体经济发展中的地位突出,作用也非常明显。
  党的十八届五中全会提出了改革政治,经济,社会制度的总体思路和主要任务。特别是明确了社会公益事业和酿酒业公共服务企业的改革方向和关键任务。这更加强调了作为大型国有企业代表的汾酒集团,在未来发展中的重要作用,同时也提醒我们作为办公室管理人员要立足本职工作,抓好管理工作,为汾酒集团的持续发展保驾护航。
  大型国有企业办公室,作为企业的形象窗口和中央机构,如何才能适应新的政治经济形势,顺应改革开放的大趋势,促进中外经济交流,并且从中找到问题,切实解决问题,完成工作,与时俱进,既是办公室管理者必须考虑和面对的重大问题,也是办公室管理不断完善的重要内容和基础。
  在此基础上,我想结合多年的办公室经验和管理实践来谈谈一些个人感受和理解。
  一、办公室管理工作对国有企业改革和发展具有重要意义
  牢记使命,明确责任。作为一个具有重要政治,经济和社会责任的大型国有企业,其所辖办公室作为管理中心的使命更加光荣,责任也更加重要。
  很多时候,想要准确把握一个企业是否井然有序,往往直接去一趟它的办公室,就能通过其实际效率和工作状态对整个企业的现状和走势,有所认知,窥其一二。
  众所周知,办公室是企业领导和部门(单位)的核心部分,是公司的形象代表和综合机构,它具有近距离接洽领导,第一时间掌握信息,全方位统筹协调等自然优势,决定了在履行公务,促进事务和提供良好服务方面,便具有独特的作用。
  可以毫不夸张地说,大型国企的办公室是公司综合能力的缩影。
  大型国企的办公室办公水平直接影响公司的管理效率,发展质量和社会形象。
  近年来,国资委部门在大型国有企业开展了“管理推进”活动和“一流三化”办公系统建设。这些有力举措不仅有效促进了国企管理水平的整体提升,也对办公室工作提出了更高标准、更加详细的要求。
  根据国资委的整体部署情况,各个国有企业也结合了行业的实际情况和公司的特点,积极创新思路和创新工作理念,以顺应时代发展和人民群众及广大职工的需求。完善和落实“一流三化”办公楼建设的决策安排。这些部署和要求应用于日常工作中,不仅反映了国家政府部门在宏观发展的需要,还给国企的办公室管理部门提出并设定了具体的推进目标和措施。
  工欲善其事,必先利其器。只有彻底研究透彻办公室工作的特点和规律,在了解当前工作情况,明确管理漏洞的基础上,针对不足去加以有效适度的改进,并结合实际开创局面,才能在未来更好地做好办公室管理和服务工作。
  只有始终努力超越,不断追求卓越,我们大型国有企业的办公管理部门才能以“三流一化”为载体,不断提高文秘、公务、事务、服务等方面的工作水平、才能适应大型国有企业未来发展的实际需要,助推类似汾酒集团这样的大型国有企业持续发展、保持增能增效的续航能力。
  二、目前大型国有企业办公工作的现状剖析
  有道是:知己知彼,方能百战百胜。
  面对现实,掌握真相,了解现状是做好所有工作的基础。
  许多大型国有企业办公室通常代表综合的行业协调服务水平。尽管办公室工作繁杂而琐碎,但却是每件事都格外重要,容不得丝毫的疏忽与懈怠。
  无论是服务的质量要求还是公务的质量规格,都有更高的标准。
  因此,目前对于很多的大型国有企业来说,办公室工作人员都比较紧张,对个人整体素质的要求也比较高。
  办公室的工作正是因为它的重要性,所以办公室工作才在公司整体工作中显得引人注目;正是因为特殊,所以在办公室从事工作才不能马虎、含糊不得。
  然而,在实际工作中的各种约束往往更加繁琐复杂,并且其涉猎范围比较广,变化也相对较快。正因如此,也实在难以避免偶发性的工作瑕疵和失误,大多数这些小错误都与体制机制和个人整体素质密不可分。可谓“千里之堤,往往毁于一时的疏漏”。而其中,一些经常出现的问题,实际往往是可以加以规避的。
  (一)是名称众多、履责不足、职能不够明晰。
  我国改革开放以来,随着社会整体需求的演变,公私单位也随之改变了综合办公人员所属部门的名称——从最初的“办公室”改为后续的“综合管理部门”(综办),从“总务办公室”(总办)改为“协调服务部门”。尽管名称不同且实际业务也不尽相同,但它们并未清楚地反映出办公室在国企管理中的真实意义和位置重要性。
  其中,许多办公室往往处理日常的行政事务,如官方事务,文档管理事务和人事协调服务,还包括一些后勤支持,综合服务,人员招聘,安全,仓库管理和其他类似的衍生功能。
  一些单位的领导同志经常习惯将职责不明确的临时事务交给办公室。结果,许多办事处实际上已成为名副其实的“啥都管部”,也正由于缺乏明确的职能和履责不利,间接导致了很多大型国有企业办公室中的员工设置略显臃肿,低效和职责目标不一致等问题。
  这些职能虽然重要且必要,但在某种程度上恰恰削弱了办公室核心业务功能的性能,拖累了企业管理的实际效能,造成各种资源和配置的浪费。
  (二)单位内部受重视程度不够、地位不高、效能偏低。
  大型国有企业办公室经常承担重要职责,如所属单位党务办公会(党办)的组织、公文流转、政研信息、督查督办、以及党建培训工作。但是,有些单位无论是领导单位还是特定主管,都经常习惯于认为专业或业务部门正在做一些切实可行的事情,而像办公室却是在做很多缺乏实际意义的“虚”的工作、没效益、没价值、混日子、养闲人,是很多人头脑中的普遍认知。于是对于办公室日常安排的文件管理、材料起草、文件办理、信息报送等工作,懈怠拖沓,甚至不管不问。
  我认为,办公室工作人员由于上述原因的综合效应,使得工作积极性和热情逐渐降低、缺乏职业理想和目标。从而使得部门管理职能和服务作用得不到彻底发挥,在一定程度上导致了单位设立的办公部门效率低下的问题,不仅是一种普遍现象,更是大型国有企业管理中的一项顽疾。
  (三)辅助参谋不够、专业培训缺乏、考核体系较差。
  很长时间以来,一些大型国企的办公室人员缺乏外出交流的机会,也因为长时间形成的惰性思维而较少地去思考如何创新工作机制,很多时候为了提高工作效率,他们通常习惯于以经验主义行事、靠惯性思维指导工作;他们常常厌倦了应对日常事务,特别是缺乏对整体工作的监督和研究,因此他们无法为领导决策提供宝贵的意见和建议。
  虽然许多单位的绩效考核制度已经建立,但整体运作效果一般,往往是流于形式上的,在检查和评估中没有发挥出应有的作用。
  大部分大型国企办公室人员上岗之前没有相关工作经验、缺乏专业培训,业务技能水平也比较低下,只能通过实际工作的“摔跟头、长记性”得以提高经验,综合素质也亟待提高。这就为大型国企的综合办公实际效能低下埋下了“伏笔”,成为亟待解决的问题之一。
  总之,只要大型国有企业的制度和机制以及个人的整体素质得到彻底解决,各办事处的有效性就会大大提高。反之,办公室工作的业务水平也将会得到根本改善。
  三、要勇于创新推动办公工作的基本理念
  没有创新的企业走不远,没有创新意识的办公室工作人员也不称职。不能靠创新推动企业办公水平持续提高,大型国有企业就将在未来失去发展的主动权。
  古往今来,众多的例子足以证明:因循守旧、墨守成规,可能会在一时一地得到蝇头小利,但都无法避免最终将被历史淘汰的命运。
  顺应形势,开拓创新,成就“百年老店”,才是正确的方向和远景。而像汾酒集团这样的国有企业要想在变化莫测、风云际会的商海竞逐里保持平稳和壮大,更好地为经济社会发展和人民生活服务,我们必须更加重视和关心办公室工作创新发展机制的建立,不断提升自身业务水平和综合素质。
  1.要转变思想,树立高度的责任感,在团队中树立“有职就有责,有责就要有为”的观念。作为大型国有企业的办公室人员,必须不断提高政治意识,充分熟悉党和国家的政策法规,以及企业的要求和基本业务。保持营造良好的学习氛围和创新氛围,并成为领导的得利助手。要始终提高学习意识,开阔视野,广泛探索与办公室管理统筹相关的基本业务和文史哲知识,不断提高个人和团队的工作技能,并加强服务意识,习惯主动服务,提供先进服务,注重日常细节,善于沟通和倾听,真正做到热心干事、高效办事、周到办事,还要提高服务质量意识,坚持高标准,严要求,以快捷,优质的方式完成领导和同志们交给的各项工作。
  2.工作中要突出重点,切实履行好基本的职能,要牢固树立职责意识,强调没有调查就没有发言权的认真作风。大型国有企业办公室的工作人员必须特别注意政研信息工作的严谨和周密。要经常关注企业内外的热点和难点问题。加强与领导、职能部门、基层员工和相关业务专家的沟通,始终考虑并撰写高质量的研究报告或信息摘要供企业领导参考。做好参谋、当好秘书。
  我们不仅要关注监督工作,还要围绕办公会(党组会)等决策事项及时关注工作的进度和完成情况,并定期向企业领导反馈。
  我们还必须注意文件的机密性,严格执行相关的规章制度,认真处理机密文件和事项,确保文件流转顺畅、档案齐备,确保不发生泄密事件。
  此外,我们必须更加重视信访稳定工作,善于解决问题于萌芽或基层,不给上级领导找麻烦、添麻烦。
  3.要致力于创新,开创工作新局面,必须认识到,根据经验单纯做事不再能满足未来工作的需要。党的十九大以后,国有企业改革将进一步深化,新问题和新矛盾将层出不穷。办公室人员必须具有创新思维,开拓研究思路,做好调查工作,为领导科学决策提供可靠的第一手资料;适应社会文明和企业文化发展的需要,总结新经验,记录新体会,提出新思路,完善新理论,倡导创新、精益求精的文风;牢记创新的使命,研究问题,并建立长期适应于从事创造性工作的习惯和风格。要有创新的方法,充分利用信息化和各种先进工具,做好员工思想和政策指导,切实减少信访数量,保证劳动力的稳定;结合实际,我们将构建协同办公和文档存储系统,做好电子文件传输和归档,提高文档工作的信息化水平。必须有一个创新机制,来建立办公室创建活动计划、规章制度完善更新计划,建立健全各类信息报告和决策建议、值班协调、全局性重点工作安排及督办反馈、创新激励等长效机制。保证各项工作有新起色。我们必须拥有创新的氛围,鼓励办公室员工进行创新,营造良好的发展环境。
  4.定期总结并不断提高工作水平,建立定期总结和工作评估体系。作为大型国有企业的上班族,有必要运用指标体系和量化数据来掌握工作规则和效果,及时分析,总结经验,弥补漏洞,促进改进。加强沟通和补货意识,促进良好的内部信息共享风格和相互监督和提醒,不断学习办公室工作,不断打下坚实的工作基础。
  要善于将好的经验推广,将差的工作通报,推动办公室整体工作的发展。
  目前,国有企业改革的形势更加迫切,办公室工作的创新发展也面临着严峻的挑战。要在社会主义市场经济体制中发挥国有企业骨干和中坚作用,需要汾酒集团这样的国有企业办公室人员正视改革,克难求进,解放思想,创新拼搏,不断铸就新辉煌!


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